PELATIHAN MITIGASI RESIKO PURCHASE ORDER DELIVERY OVERDUE DI PT XYZ

Pelatihan Mitigasi Resiko Pengadaan

Abstract

Ketepatan pengiriman adalah salah satu aspek dalam penilaian kinerja vendor begitu pula pada PT. XYZ. PT XYZ ialah salah satu perusahaan manufaktur yang memiliki departemen pengadaan sebagai tim yang melakukan pengadaan barang dan jasa. Dalam pengadaannya PT XYZ menerbitkan dokumen Purchase Order (PO) yang dibuat oleh buyer setelah melalui proses sourcing vendor sesuai dengan kebutuhan barang dan jasa. Setelah dokumen PO terbit vendor akan mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan delivery date yang tertera pada dokumen PO, namun pada kondisi aktualnya ada banyak dokumen PO yang belum dikirimkan walaupun sudah melewati delivery date pada PO dan menyebabkan dokumen PO menjadi outstanding dengan keterangan PO delivery overdue. Oleh karena itu perlu dilakukan pelatihan internal perusahaan untuk bisa menangani masalah outstanding tersebut. Ketentuan perusahaan terkait dengan pengiriman adalah jika keterlambatan lebih dari 7 hari maka order akan dibatalkan & PO akan dihapus, kecuali barang tersebut akan dipakai oleh PT XYZ, dan jika dalam satu tahun terjadi keterlambatan sebanyak 4 kali, maka vendor tersebut akan dibekukan sebagai rekanan. Namun, PO-PO yang dibuat oleh PT.XYZ merupakan PO untuk barang dan jasa yang memang akan dipakai oleh PT XYZ sehingga PO-PO tersebut tidak dihapus. Untuk mengelola permasalahan PO delivery overdue dilakukan pelatihan hingga simulasi menghitung resiko dengan metode Root Cause Analysis (RCA), Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) dan Analytical Hierarchi Process (AHP). Hasil perhitungan RCA dengan diagram fishbone dari 4 faktor utama ditemukan 22 penyebab terjadinya permasalahan PO delivery overdue, dari 22 penyebab tersebut dispesifikasikan lagi menjadi 12 masalah, hasil dari analisis FMEA didapatkan 4 penyebab paling kritis dengan nilai RPN tertinggi adalah 234,4. Dari 4 penyebab kritis tersebut diuraikan menjadi kriteria, sub-kriteria dan identifikasi alternatif strategi untuk penyelesaian masalah. Hasil dari analisis AHP alternatif dengan prioritas tertinggi dari alternatif strategi yang tersedia dengan nilai 0,27 adalah adanya penambahan Fitur Realtime Delivery Complete yang Tersinkronisasi..